Quyên góp từ thiện minh bạch nghĩa là mỗi đồng nhận vào và mỗi đồng chi ra đều có dấu vết kiểm tra được: tiền đi qua một tài khoản riêng chỉ dùng cho cuộc vận động, có sổ ghi từng khoản, có hoá đơn hoặc giấy biên nhận cho mỗi khoản chi, có biên bản trao có xác nhận của nơi nhận, và có báo cáo công khai đúng hẹn sau khi kết thúc.
Ở Việt Nam, việc vận động, tiếp nhận, phân phối các nguồn đóng góp tự nguyện để hỗ trợ khắc phục khó khăn do thiên tai, dịch bệnh, sự cố và hỗ trợ bệnh nhân mắc bệnh hiểm nghèo được điều chỉnh bởi Nghị định 93/2021/NĐ-CP. Sau một số vụ việc lùm xùm về sao kê tiền từ thiện, người đóng góp ngày càng đòi hỏi minh bạch, và đó là điều tốt cho những người làm thiện nguyện nghiêm túc.
Bài viết dành cho các nhóm nhỏ, cá nhân hay hội nhóm cộng đồng muốn kêu gọi đóng góp cho các hoạt động ở vùng hồ Tà Đùng hay bất kỳ nơi nào: những yêu cầu pháp lý cơ bản theo tinh thần quy định, cách tổ chức sổ sách đơn giản, mẫu báo cáo, và những tình huống khó như tiền dư, tiền thiếu, đổi mục đích.
Khi nào bạn đang “vận động quyên góp”
Nếu bạn dùng tiền của chính mình, hoặc một nhóm bạn bè thân góp tiền với nhau để cùng đi trao quà, đó chủ yếu là việc riêng của nhóm, chỉ cần phối hợp tốt với nơi nhận. Ranh giới thay đổi khi bạn kêu gọi công khai, chẳng hạn đăng bài trên mạng xã hội mời bất kỳ ai cùng chuyển tiền, nhận tiền từ người mình không quen biết. Khi đó bạn đang đứng ra quản lý tiền của người khác cho một mục đích chung.
Theo tinh thần Nghị định 93/2021/NĐ-CP, cá nhân tự vận động đóng góp cho các mục đích mà nghị định điều chỉnh phải đáp ứng các yêu cầu về công khai, tài khoản, ghi chép và phối hợp phân phối với chính quyền nơi nhận. Các hoạt động thiện nguyện khác ngoài phạm vi nghị định này, như hỗ trợ học sinh thường xuyên, vẫn nên áp dụng cùng chuẩn minh bạch, vì đó là điều người đóng góp mong đợi.
Quy định có thể được sửa đổi, bổ sung theo thời gian. Trước khi bắt đầu một cuộc vận động, nên đọc văn bản hiện hành trên cổng văn bản pháp luật chính thức, và hỏi UBND xã nơi nhận hỗ trợ về cách phối hợp cụ thể.
Những yêu cầu cơ bản theo tinh thần quy định
Tóm lược dưới đây là những điểm thường được nhắc tới khi cá nhân, nhóm tự vận động đóng góp tự nguyện. Đây không phải văn bản pháp luật; chi tiết và điều kiện cụ thể cần đối chiếu bản hiện hành:
- Công khai thông tin cuộc vận động: mục đích, phạm vi, đối tượng hỗ trợ, thời gian, phương thức tiếp nhận.
- Mở tài khoản riêng tại ngân hàng cho từng cuộc vận động, không trộn với tài khoản cá nhân dùng hằng ngày.
- Ghi chép đầy đủ các khoản nhận bằng tiền và hiện vật; với tiền chuyển khoản, sao kê ngân hàng là căn cứ.
- Khi phân phối, phối hợp với chính quyền cấp xã hoặc Mặt trận nơi nhận hỗ trợ.
- Công khai kết quả tiếp nhận và phân phối với người đóng góp sau khi kết thúc.
- Sử dụng đúng mục đích đã công bố; muốn dùng vào mục đích khác cần có sự đồng ý của người đóng góp.
Những yêu cầu này không chỉ để tuân thủ. Chúng bảo vệ chính người đứng ra vận động trước những nghi ngờ về sau, điều mà nhiều người làm từ thiện chân thành đã phải trả giá khi lơ là sổ sách.
Bộ sổ sách tối thiểu cho một nhóm nhỏ
Một nhóm nhỏ không cần phần mềm kế toán. Một bảng tính dùng chung với vài trang như dưới đây là đủ, miễn là cập nhật ngay khi phát sinh:
| Trang | Ghi những gì | Chứng từ đi kèm |
|---|---|---|
| Thu tiền | Ngày, người góp hoặc nội dung chuyển khoản, số tiền | Sao kê tài khoản riêng của cuộc vận động |
| Thu hiện vật | Ngày, người góp, loại hàng, số lượng, tình trạng | Phiếu nhận hoặc ảnh chụp lô hàng |
| Chi | Ngày, nội dung, số tiền, người chi | Hoá đơn, biên nhận, giấy viết tay có chữ ký người bán nếu không có hoá đơn |
| Trao | Nơi nhận, danh sách hoặc số suất, giá trị, người xác nhận | Biên bản trao có chữ ký, xác nhận của xã, trường hoặc đoàn thể |
| Tổng hợp | Tổng thu, tổng chi, số dư, phương án dùng số dư | Tự động từ các trang trên |
Nguyên tắc vàng của sổ sách là ghi ngay trong ngày. Sổ để dồn đến cuối chuyến đi mới ghi luôn thiếu khoản, lệch tiền và tốn công đối chiếu gấp nhiều lần.
Quy trình từ lúc kêu gọi đến lúc báo cáo
Một cuộc vận động nhỏ cho hoạt động ở vùng hồ có thể đi theo trình tự:
- Viết thông báo kêu gọi nêu rõ: nhóm là ai, giúp ai, giúp gì, cần khoảng bao nhiêu, nhận đến ngày nào, tài khoản nào, khi nào báo cáo.
- Mở tài khoản riêng, đặt tên dễ nhận biết; cung cấp đúng một số tài khoản trong mọi bài kêu gọi.
- Cập nhật số tiền đã nhận định kỳ; khi đủ mục tiêu, thông báo dừng nhận để tránh dư quá nhiều.
- Lập kế hoạch chi dựa trên danh sách nhu cầu đã thống nhất với địa phương.
- Chi tiêu, giữ đầy đủ chứng từ; mua hàng ở nơi xuất được hoá đơn khi có thể.
- Trao hỗ trợ có biên bản, có xác nhận của nơi nhận.
- Báo cáo công khai: tổng thu, tổng chi theo hạng mục, sao kê, biên bản, số dư và phương án dùng số dư.
- Lưu trữ toàn bộ hồ sơ trong một thời gian đủ dài để trả lời mọi thắc mắc sau này.
Ngày báo cáo nên được hẹn từ lúc kêu gọi và giữ đúng hẹn. Báo cáo muộn, kể cả khi sổ sách đúng, cũng làm hao lòng tin.
Những tình huống khó và cách xử lý
Tiền dư sau chuyến đi. Đây là chuyện thường gặp khi kêu gọi hiệu quả. Cách minh bạch là công bố số dư và đề xuất phương án, chẳng hạn dùng cho đợt sau cùng mục đích, chuyển cho chương trình của nhà trường hay Mặt trận, rồi hỏi ý kiến người đóng góp. Không âm thầm giữ lại hay chi vào việc khác.
Tiền thiếu so với kế hoạch. Thu hẹp phạm vi, ưu tiên những người cần nhất theo danh sách, nói rõ với nơi nhận và người đóng góp. Không vay mượn rồi kêu gọi bù sau mà không thông báo.
Muốn đổi mục đích. Có khi khảo sát lại cho thấy nhu cầu khác, ví dụ trường đã đủ áo nhưng thiếu bể nước. Đổi mục đích cần thông báo và có sự đồng ý của người đóng góp; ai không đồng ý thì nên có phương án hoàn lại.
Chi phí đi lại, ăn ở của đoàn. Nên tách rõ: chi phí cá nhân của thành viên tự lo, hoặc nếu dùng tiền quyên góp thì nói rõ từ đầu và báo cáo riêng hạng mục này. Người đóng góp thường khó chịu khi phát hiện tiền của họ trả cho bữa ăn của đoàn mà không được báo trước.
Hiện vật khó định giá. Ghi theo số lượng và tình trạng, không cần quy ra tiền nếu không chắc. Báo cáo rõ hiện vật đã trao cho ai, bao nhiêu.
Dấu hiệu của một lời kêu gọi đáng ngờ
Người đóng góp cũng cần biết cách nhận ra những lời kêu gọi thiếu minh bạch hoặc có dấu hiệu lừa đảo, vốn thường dùng hình ảnh vùng cao, trẻ em, thiên tai để đánh vào lòng tốt. Những dấu hiệu nên dè dặt:
- Số tài khoản là tài khoản cá nhân, tên chủ tài khoản không khớp với người hay nhóm đứng ra kêu gọi.
- Không nói rõ giúp ai, ở thôn nào, xã nào, qua đầu mối nào; chỉ có câu chuyện cảm động chung chung.
- Ảnh minh hoạ trông giống ảnh cũ, ảnh của nơi khác, hoặc lặp lại ở nhiều bài kêu gọi khác nhau.
- Hối thúc chuyển tiền gấp, ngăn cản việc hỏi lại địa phương hay nhà trường.
- Không hẹn ngày báo cáo, hoặc các đợt trước không thấy báo cáo, sao kê.
- Kêu gọi liên tục cho nhiều mục đích khác nhau mà không có kết quả cụ thể nào được công bố.
Khi thấy các dấu hiệu này, hãy hỏi thẳng người kêu gọi, đối chiếu với UBND xã hoặc trường học được nhắc tới, hoặc chọn góp qua kênh chính thức. Lòng tốt cần được đặt đúng chỗ thì mới giúp được người cần giúp.
Bảo vệ người nhận khi công khai
Minh bạch với người đóng góp không có nghĩa là phơi bày người nhận. Báo cáo nên ghi số suất, giá trị, nơi nhận và người xác nhận, nhưng không công khai họ tên đầy đủ, ảnh chân dung, hoàn cảnh chi tiết của từng hộ, nhất là trẻ em. Danh sách chi tiết giữ trong hồ sơ, sẵn sàng cho người có thẩm quyền kiểm tra.
Biên bản trao có xác nhận của UBND xã, nhà trường hay đoàn thể có giá trị chứng minh hơn nhiều so với ảnh người nhận cầm phong bì. Người đóng góp nghiêm túc hiểu điều này; nếu có ai đòi xem ảnh từng người nhận, hãy giải thích nguyên tắc tôn trọng riêng tư và đưa biên bản thay thế.
Bộ luật Dân sự 2015 bảo vệ quyền của cá nhân đối với hình ảnh và đời sống riêng tư. Ngoài khía cạnh pháp lý, đây là phép lịch sự cơ bản với những người đã cho phép mình bước vào cuộc sống của họ.
Khi nào nên góp qua tổ chức thay vì tự vận động
Tự vận động đòi hỏi thời gian cho sổ sách, giấy tờ, phối hợp và báo cáo. Nếu nhóm không có người đủ thời gian và cẩn thận cho khâu này, góp qua một tổ chức có sẵn quy trình có thể là lựa chọn tốt hơn: Ủy ban Mặt trận Tổ quốc, Hội Chữ thập đỏ, quỹ khuyến học, quỹ xã hội, quỹ từ thiện được thành lập hợp pháp, hoặc tài khoản chính thức của nhà trường.
Quỹ xã hội, quỹ từ thiện ở Việt Nam được tổ chức và hoạt động theo quy định riêng, có giấy phép thành lập và nghĩa vụ báo cáo. Trước khi góp, có thể kiểm tra quỹ có giấy phép hợp lệ không, có công bố báo cáo hoạt động không, và có cam kết dùng đúng mục đích cho vùng mình quan tâm không.
Với cộng đồng người yêu Tà Đùng, một hướng hợp lý là cá nhân và nhóm nhỏ làm những việc vừa sức với sổ sách gọn, còn những việc lớn như công trình, cứu trợ thiên tai thì phối hợp hoặc góp qua kênh chính thức. Như vậy vừa giữ được sự gần gũi, vừa giữ được lòng tin.
Câu hỏi thường gặp
Kêu gọi từ thiện trên Facebook có cần mở tài khoản riêng không?
Khi kêu gọi công khai người khác đóng góp cho các mục đích mà quy định về vận động đóng góp tự nguyện điều chỉnh, tinh thần của quy định là phải dùng tài khoản riêng cho từng cuộc vận động. Kể cả ngoài phạm vi đó, tài khoản riêng vẫn là cách đơn giản nhất để sao kê rõ ràng và tránh nghi ngờ.
Nghị định 93/2021/NĐ-CP áp dụng cho những hoạt động nào?
Nghị định này quy định về vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng các nguồn đóng góp tự nguyện hỗ trợ khắc phục khó khăn do thiên tai, dịch bệnh, sự cố, và hỗ trợ bệnh nhân mắc bệnh hiểm nghèo. Phạm vi và điều kiện chi tiết nên đọc trực tiếp văn bản hiện hành, vì có thể đã được sửa đổi.
Bao lâu sau chuyến đi thì nên công khai sao kê?
Nên hẹn ngày báo cáo ngay từ khi kêu gọi và giữ đúng hẹn, thường là trong vài tuần sau khi trao xong. Báo cáo gồm tổng thu, tổng chi theo hạng mục, sao kê, biên bản trao và phương án dùng số dư. Hạn cụ thể theo quy định, nếu có, cần đối chiếu văn bản hiện hành.
Có được dùng tiền quyên góp để trả chi phí đi lại cho đoàn không?
Chỉ nên làm khi đã nói rõ từ lúc kêu gọi và báo cáo riêng hạng mục này. Nhiều nhóm chọn cách thành viên tự lo chi phí cá nhân để toàn bộ tiền quyên góp đi tới người nhận. Dù chọn cách nào, điều quan trọng là người đóng góp được biết trước.
Làm gì với số tiền còn dư sau khi trao?
Công khai số dư và đề xuất phương án như dùng cho đợt sau cùng mục đích hoặc chuyển cho chương trình chính thức của nhà trường, Mặt trận, rồi hỏi ý kiến người đóng góp. Không tự ý giữ lại hay chi vào việc khác mục đích đã công bố.
Báo cáo từ thiện có nên kèm ảnh người nhận không?
Không cần ảnh chân dung người nhận, nhất là trẻ em. Biên bản trao có xác nhận của xã, trường hoặc đoàn thể là bằng chứng giá trị hơn. Nếu muốn có ảnh, chụp quang cảnh chung, hàng hoá, buổi trao nhìn từ xa, không thấy rõ mặt người nhận.